Anda pernah mendengar istilah sharing printer. Ini merupakan cara agar printer dapat digunakan beberapa komputer sekaligus. Perlu diketahui bersama, sharing berbeda dari print langsung dari flash driver dan usb kabel. Komputer tidak terkoneksi secara paralel ke printer karena tidak mungkin terjadi. Yang dimaksud dengan sharing adalah komputer user atau client terhubung ke server lalu mampu menggunakan apapun yang sengaja di share oleh server. Salah satunya adalah printer.
Contoh mudah bagaimana sharing seperti ini bekerja adalah warnet. Beberapa komputer berada di suatu jaringan. User tertentu ingin mencetak dokumen lalu segera tekan print. File tersebut terkirim ke server lalu menuju printer. Selanjutnya, printer bekerja melakukan tugasnya. Dengan cara ini, user tidak perlu memindahkan file secara otomatis ke server. Keuntungan lain dari sharing printer adalah sebagai berikut.
Keuntungan Sharing Printer
Proses Print Cepat
Proses print lebih cepat dan praktis. Server tidak perlu membuka file satu per satu lalu print. Sebaliknya, file yang dikirim segera masuk antrian. Server sendiri akan melihat fitur printing sedang aktif dan bekerja menyelesaikan tugasnya. Selain warnet, sistem ini juga diterapkan di kantor, sekolah, bisnis, dan kampus.
Menghemat Biaya
Keuntungan berikutnya adalah hemat biaya. Bayangkan jika harus memiliki printer untuk masing-masing komputer. Anda perlu dana yang besar meskipun printer tersebut berharga murah. Di kantor, beberapa printer akan menerima puluhan komputer tanpa perlu terkoneksi satu per satu. Tugas printing seperti ini tidak selalu ada setiap hari. Membeli banyak printer jelas bukan cara yang efisien di pengelolaan dana.
Waktu Lebih Efisien
Sharing printer membuat kerja lebih efisien dan efektif. Anda tidak lagi repot dengan file yang dipindah secara manual. Server hanya memantau proses dan memastikan tidak mengalami kendala
Sebelum lanjut ke prosedur sharing printer, Anda perlu menyiapkan perangkat dan sistem yang sesuai. Selain itu, printer telah memiliki update driver atau treiber aktualisieren. Buka website official dari merk atau model yang digunakan. Cari file yang kompatibel dan unduh lalu simpan di server. Driver ini akan berguna ketika komputer klien melakukan instalasi.
Prosedur Sharing Printer
Sharing printer ke komputer lain di jaringan yang sama menggunakan tiga tahap. Pertama, Anda perlu mengaktifkan network di komputer server. Tujuannya adalah printer yang telah tersambung id komputer tersebut mampu diakses dari perangkat klien. Ikuti cara berikut ini untuk mengetahui lebih lanjut.
- Buka control panel
- Cari network and internet
- Klik change advanced sharing setting
- Cara sharing printer ke komputer lain
- Cek bagian printer dan pilih turn on file and printer sharing
- Pilih lagi turn of password protected sharing
- Lalu pilih save changes
Tahap pertama selesai lalu dilanjutkan ke prosedur berikutnya yaitu membuat printer dapat digunakan semua komputer yang terkoneksi di jaringan. Di tahap sebelumnya, para user bisa terhubung ke server dan mengakses apa saja yang telah di share termasuk printer. Namun, fungsi printer tersebut masuk belum mampu menerima request print tahap kedua di bawah ini akan menyelesaikan masalah tersebut.
- Buka control panel lalu pilih device and printers
- Cari printer dan klik kanan untuk memilih printer properties
- Pilih tab sharing dan cek share this printer
- Pilih apply lalu ok
Printer yang akan digunakan untuk print telah siap menerima file, dokumen, atau apapun. Semua komputer yang terkoneksi ke server cukup mengirim satu kali perintah dan masuk di antrian. Jika tidak banyak yang antri, proses print segera berlanjut. Akan tetapi, ada satu kendala yaitu komputer client harus mengenali model dan versi dari printer tersebut.
Jika hanya satu komputer, Anda cukup install driver secara mandiri. Namun, komputer lain tidak mungkin terkoneksi satu per satu. Agar masalah ini selesai dengan tepat, simak prosedur ketiga sebagai berikut ini.
- Buka my computer
- Cari bagian network dan pilih printer
- Muncul printer yang sudah di share dan pilih connect
- Proses install driver berlangsung di komputer tersebut
Perhatikan langkah di atas terutama saat proses install. Prosedur ini berlangsung di komputer client yang sudah memiliki akses ke server. Di bagian network, nama dan tipe printer akan muncul. Tugas user adalah membuat koneksi dan install driver agar sistem mengenali perangkat printer tersebut. Saat memilih print di menu ms word, Anda akan melihat tipe printer yang telah terintegrasi.
Semua prosedur yang telah disebutkan sebelumnya berlaku untuk jaringan lokal menggunakan kabel . Contoh mudahnya adalah jaringan di kantor atau warnet. Bagaimana jika komputer tidak terhubung via kabel? Komputer klien memakai wireless yang terkoneksi langsung ke server. Sistem jaringan ini mampu menjangkau lebih luas.
Perhatikan prosedur ketiga dimana komputer klien terkoneksi ke server lalu menemukan printer yang sudah di share. Intinya ada di bagian tersebut yaitu bagaimana caranya agar komputer, laptop, dan perangkat lain milik klien mampu terhubung ke server. Jika sudah memiliki akses, proses ini bukan masalah. Di bagian network, printer akan muncul sehingga klien atau user mampu menggunakannya. Seperti biasa, install driver merupakan langkah yang wajib agar file yang akan diprint dapat dikirim. Jika printer yang digunakan memang hanya satu, pastikan untuk mengaktifkan menu default. Secara otomatis, sistem print akan menggunakan perangkat tersebut sehingga lebih aman dan praktis.
Lebih Lanjut Mengenai Sharing Printer
Meskipun tampak mudah, proses sharing printer kadang mengalami gangguan. Teknisi yang berpengalaman juga pernah menemukan kendala yaitu printer berfungsi dan menerima antrian tetapi tidak dapat print. Situasi ini perlu solusi yang tepat. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan saat sharing printer.
Tipe Jaringan
Di rumah, Anda menggunakan printer untuk keperluan personal. Komputer atau laptop langsung tersambung lalu mengirim file agar dicetak dengan mudah. Ketika beberapa komputer membutuhkan printer yang sama, Anda mengubahnya menjadi jaringan sederhana. Masing-masing terkoneksi ke printer tanpa server utama. Cara ini hanya berlaku ketika maksimal perangkat adalah 5. Di warnet, jaringan yang diterapkan sifatnya parallel. Satu komputer langsung terhubung ke server. User mampu mengakses printer tanpa tergantung user lain. Disisi lain, server hanya share ke komputer client yang telah valid.
Semakin kompleks jaringan komputer maka konfigurasi sharing printer membutuhkan bantuan profesional. Anda tidak lagi mengAndalkan sistem sederhana yaitu satu komputer terkoneksi ke server. Di kantor, beberapa server saling berhubungan lalu masing-masing memiliki client sendiri. Printer harus berada di server yang memang membutuhkan cetak dokumen dalam jumlah besar. Selain itu, user juga menerima akses ke printer yang memang sesuai dengan kebutuhannya.
Jumlah Klien
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, Anda perlu mempertimbangkan jumlah klien. Jika hanya kurang dari 5 perangkat, sharing printer bukan masalah besar. Namun, banyak komputer membutuhkan printer yang sama merupakan situasi yang harus diselesaikan secara efektif.
Tipe dan Jumlah Printer
Satu lagi yang tidak boleh lupa adalah tipe, jumlah, dan merk printer. Di rumah, Anda sering memakai printer biasa seperti epson atau canon. Beberapa produk lama masih tersedia di pasar dan berfungsi normal dengan performa yang lumayan. Jika sebatas penggunaan rumahan dah harian, printer seperti ini sudah cukup. Di warnet dan usaha printing, tipe yang dipakai ada dua yaitu printer untuk print warna dan hitam putih. Bagi mahasiswa, mereka pasti mengenal situasi dimana harus memilih tipe printer. Masing-masing memiliki fungsi sama tetapi kapabilitas berbeda.
Di kantor, printer yang tersedia tidak hanya satu. Selain itu, tipenya juga dua model seperti halnya usaha printing. Akan tetapi model yang sering tersedia adalah printer laserjet. Ukuranya lebih besar dan mampu menampung ratusan kertas misalnya satu rim yaitu 500 lembar. Printer ini berguna untuk cetak dokumen hitam putih dengan hasil cepat dan akurat. Masing-masing komputer klien dapat mengirim file langsung ke network. Printer memiliki antrian yang pendek sehingga tidak perlu menunggu lama ketika ingin cetak dokumen dalam jumlah besar.
Pilihan tipe printer juga sangat penting untuk menunjang network. Anda tidak ingin printer tersebut mengalami kehabisan tinta atau kertas bahkan paper jam. Setiap printer memiliki waktu loading berbeda terutama saat menerima file berwarna dan pdf. Kantor dan bisnis kadang memiliki printer cadangan yang tidak share. Fungsinya untuk keperluan pribadi dan siap di share jika perangkat utama tidak bekerja optimal. Untuk merk, pilih yang populer karena terbukti lebih berkualitas serta memiliki support resmi.
Driver
Setiap printer akan bekerja ketika perangkat terkoneksi sempurna. Untuk mendukung hal tersebut, komputer dan laptop perlu install driver. Di tahap ketiga, komputer client melakukan instalasi dari server. Cara ini sebenarnya ada solusi lain yaitu install driver secara mandiri. User di komputer tersebut sudah memiliki driver untuk printer tertentu yang memang tersedia di bagian server. Dengan cara ini, proses selanjutnya hanya perlu terkoneksi ke printer milik server dan tipenya sudah dikenali.
Sistem sharing printer juga memiliki kelemahan terutama jika kapasitas dan jaringan tidak sesuai. Cek daftar berikut untuk mengetahui lebih lanjut.
Antrian Penuh
Kendala yang sering muncul adalah banyak file harus di print. Di kantor, tipe laserjet akan melakukan printing dengan cepat. Akan tetapi, dokumen dengan jumlah halaman yang banyak sebaiknya menunggu waktu luang kecuali sangat penting.
Error dan Paper Jam
Paper jam dan error merupakan masalah yang sering muncul saat penggunaan printer biasa. Setelah di share, Anda perlu waspada dengan dua hal tersebut. Saat error, perbaikan membutuhkan waktu dan antrian print harus ditunda atau di cancel.
Tinta cepat Habis
Meskipun sudah menggunakan printer berkapasitas besar, tinta habis masih menjadi resiko. Sebaiknya, Anda memiliki tim yang memeriksa tinta sebelum siap melakukan print apalagi dalam jumlah besar.
Mode Printing Terbatas
Anda ingin mencetak buku yaitu satu halaman bolak balik. Jika printer yang dipakai laserjet dengan fitur otomatis, sistem printing seperti ini bukan masalah. Namun, Anda tidak dapat melakukannya di printer biasa karena harus diatur manual. Tentu saja, situasi seperti ini akan mengganggu user lain dan antrian menjadi kurang efektif.